共有持分の登記識別情報とは？権利証との違いや紛失時の対処法も紹介

共有不動産を売却したいと思ったとき、「権利証が見当たらない」「登記識別情報って何だろう」といった疑問や不安を抱えるケースは少なくありません。

こうした場面で正しく理解しておきたいのが、登記識別情報のしくみです。登記識別情報とは、2005年以降に権利証の代わりとして導入された制度で、所有者であることを確認するための12桁の識別番号です。売却や譲渡などの重要な登記手続きの際には欠かせない情報ですが、従来の権利証とは形態や管理方法に違いがあります。

そこで本記事では、登記識別情報の基本から、権利証との違い、失くした場合の対処法までを詳しく解説します。

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登記識別情報とは

不動産の所有権や持分を法的に証明するために、現在の登記制度で用いられているのが「登記識別情報」です。これは、いわゆる「権利証」に代わるもので、2005年（平成17年）3月の不動産登記法改正により導入されました。

登記識別情報は、12桁の英数字からなるパスワードのようなもので、所有権の移転など重要な登記手続きを行う際に、申請者が正当な権利者であることを示す手段となります。これは紙の証明書ではなく、通知書という形で交付され、その一部に重要な「識別番号」が記載されているという形式です。

この番号を第三者に知られると、不正な登記申請に悪用されるおそれがあるため、通知書には目隠し加工が施されており、開封前にコピーを取るなどの工夫が求められます。

登記識別情報は、あくまで「登記申請を行うための本人確認手段」であり、不動産の所有を直接証明するものではないという点も押さえておきたいポイントです。

登記識別情報に記載される情報

登記識別情報通知書には、次のような情報が記載されています。いずれも、登記手続きを行う上で必要な基本情報となるものです。

• 不動産の所在地
• 不動産番号
• 受付年月日および受付番号
• 登記の目的（例：所有権移転など）
• 登記名義人
• 登記識別番号（12桁のパスワード）

このうち特に重要なのが、最後の「登記識別番号」です。この番号が登記申請時に必要となり、正しい番号を提示できなければ、たとえ不動産の所有者であっても申請は受け付けられません。

権利証との違い

登記識別情報は、従来の「権利証（正式名称：登記済証）」とほぼ同じ役割を持ちます。ただし、形態や管理方法が大きく異なります。

権利証は、紙の書面として法務局から交付され、登記申請が完了した証としてその場で手渡されていました。一方で登記識別情報は、オンライン化された登記情報の管理制度に基づいており、通知書として自宅に郵送されるのが原則です。

もう一つの大きな違いは、「原則として再発行できない」という点です。紛失や漏洩があっても番号の再発行はできず、代わりに「本人確認情報」を使った手続きが必要となります。

登記完了証との違い

登記識別情報と混同されやすいものに「登記完了証」があります。

これは、あくまで「登記申請が無事完了した」ことを示す証明書であり、所有者であることを証明するものではありません。

登記完了証は、登記の完了時に発行され、書面で交付されたり、オンライン申請の場合は電子ファイルとして取得されることもあります。しかし、その内容は申請事項に関する確認情報にすぎず、不動産を処分したり移転登記を行うための証明書としては機能しません。

登記識別情報が「権利の証明手段」であるのに対し、登記完了証は「手続きが終わったことの通知」に過ぎない点を理解しておく必要があります。

共有持分の登記識別情報は誰に発行されるのか？

共有持分の登記識別情報は、「登記申請を行った共有者」にのみ発行されます。

共有不動産であっても、全員が自動的に受け取るわけではありません。登記申請をした人だけが交付対象となるため、申請に関わっていない共有者には発行されないのが通常です。

また、共有者が複数いても、登記手続きは一部の人だけで行えるため、たとえば代表者のみが登記を申請した場合、その人にしか登記識別情報は発行されません。

以下は、登記識別情報が一部の共有者にのみ発行される典型的なパターンです。

• 共有者のうち1人が単独で登記申請した場合
• 一部の共有者のみが司法書士に依頼して登記申請した場合
• 共有者のうち一部が「発行しない」選択をした場合

このように、共有不動産では「誰が登記を申請するのか」によって、登記識別情報の発行対象が異なります。共有者同士で発行方針を事前に確認しておくと、後のトラブルを避けやすくなります。

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登記識別番号は発行された人ごとに異なる

共有不動産で複数の共有者に登記識別情報が発行される際、含まれる情報の大部分は同じですが、「登記識別番号」だけが各共有者ごとに異なります。

これは、各共有者が持つ「共有持分」が独立した権利として認められるためです。その結果、各共有者は個別の登記識別番号を持ち、これによってその持分が特定されます。

もし登記識別情報を取得する共有者と取得しない共有者が混在する場合、取得する共有者の登記識別情報には他の共有者の情報は含まれません。したがって、登記識別情報を取得しなかった共有者は、他の共有者によって自分の持分が勝手に知られるリスクはないといえます。

共有持分の登記識別情報に関する注意点

共有持分の登記識別情報については、次のような注意点が存在します。

• 注意点①：12ケタの登記識別番号をしっかり管理する
• 注意点②：再発行・不発行の制度を理解しておく
• 注意点③：目隠しは開封してはいけない

以下より、個別に解説します。

注意点①：12ケタの登記識別番号をしっかり管理する

登記識別情報通知において最も重要なのは「12桁の登記識別番号」です。この番号を知っている者が真の権利者と見なされるため、その管理は極めて重要。登記識別情報の書面自体は必ずしも重要ではありませんが、番号の安全な保管と管理には特に注意が必要です。

登記識別情報を受け取ったら、紛失を防ぐために番号を別紙やデジタルフォーマットに記録し、安全な場所（例えば鍵付きの棚）に保管することをおすすめします。

番号が他人に盗み見られると不利益を受ける可能性もあるため、第三者には見られないように配慮しましょう。

注意点②：再発行・不発行の制度を理解しておく

登記識別情報は再発行されません。したがって、一度紛失してしまうと取り戻すことはできません。このため、大切に保管することが必要です。

登記識別情報の「不発行」を選択することも可能ですが、一度不発行を選択すると後から発行することはできません。番号を失うリスクや他人に見られるリスクを考慮し、不発行を選ぶ人もいますが、共有持分の売却などの際には通常、登記識別情報が必要となります。

登記識別情報がない場合は、弁護士、司法書士、公証人による本人確認が必要となり、余計な手間や費用が発生する可能性があります。そのため、発行を受けておくことが一般的には賢明な選択とされます。

注意点③：目隠しは開封してはいけない

登記識別情報に含まれる、最も重要な「登記識別番号」の部分は通常、目隠しや折り込みによって隠されています。これは番号が他人に盗み見られないようにするための措置です。目隠しを外すと、所有者は「誰かが勝手に見た」と判断できるようになっています。

しかし、自分で目隠し部分を開封してしまうと、この防護機能は失われます。そのため、登記識別情報を受け取った際には、目隠し部分は開封せずに保管しましょう。

権利証がない場合の共有持分の売却で役立つ制度

権利証がない場合に共有持分の売却を考えるなら、以下の制度が有効活用できます。

• 事前通知制度
• 資格者代理人による本人確認情報制度
• 公証人の認証制度

それぞれについて、詳しく解説します。

事前通知制度

権利証の不在時に活用できる一つの方法として、法務局による事前通知制度があります。

この制度では、登記簿に記載されている所有者の住所に通知を送り、その返答があった場合に限り登記申請を受け付けるというものです。この制度を利用する際には、申請書に事前通知制度の利用を明記し、登記申請を行います。

この制度は手順が簡単で費用がかからない点で便利ですが、売買契約と登記申請を同時に行うことができないという問題があります。事前通知制度を利用すると、手続きが完了するまで登記申請は受理されません。

これにより、売買代金の受領後に通知がうまくいかなければ、代金を支払ったにもかかわらず登記申請が却下されるリスクが生じます。

売主と買主間で登記申請の受理を条件に代金支払いを取り決めた場合、代金未受領のまま名義変更が完了するリスクがあります。

これらの理由から、事前通知制度は不動産売買の実務ではあまり利用されていないのが現状です。

資格者代理人による本人確認情報制度

実際の不動産売買では、権利証がない場合によく利用されるのが「資格者代理人による本人確認情報制度」です。この制度では、弁護士、司法書士、土地家屋調査士などの不動産登記の専門家が、登記官に代わって所有者の本人確認を行います。

利用するためには、専門家に依頼し、書類や面談を通じて所有者本人であることを確認し、その証明書（本人確認情報）を作成してもらいます。この証明書は、登記申請時に権利証の代わりとして提出できます。

ただし、所有権移転登記の代理申請を行う専門家にのみ本人確認が許可されており、所有権移転登記の代理申請と本人確認情報の作成を別々の専門家に依頼することはできません。

この制度を利用する際は、不動産登記を得意とする弁護士に依頼することが重要。

また、共有持分専門の買取業者と連携している弁護士に依頼することで、需要の低い共有持分を高値で売却する可能性もありますので、相談を検討しましょう。

公証人の認証制度

資格者代理人による本人確認情報制度に加え、公証人を利用して本人確認を行う方法も存在します。この公証人の認証制度では、公証役場で所有者本人が登記申請書または登記委任状に署名し、公証人の認証を受けられます。利用する際には、「登記される不動産の詳細」、「所有者の個人情報」、「認証を受ける書類の詳細」を事前に公証人に伝える必要があります。

公証人の認証制度を利用するプロセスは以下のように進行します。

• 登記申請日に公証役場へ必要書類を持参する。
• 所有者本人が公証人の前で書類に署名し、捺印する。
• 公証人が書類に認証を施すために署名し、捺印する。

この制度の利用には通常数千円の費用が発生します。公証人とのやり取りや書類準備に不慣れな人にとっては、手間がかかる可能性があります。

そのため、不動産の売買に際しては、公証人の認証制度よりも資格者代理人による本人確認情報制度がより一般的に利用されるのが特徴。

公証人の認証制度は、特定のケースや個々のニーズに応じて選択されることはあるものの、不動産取引においては比較的少ない頻度で採用される方法です。

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登記識別情報や権利証を紛失してしまった場合でも、共有持分を手放す手段がなくなったわけではありません。特に共有持分は、他の共有者との関係や手続きの煩雑さから、売却が難航しがちです。

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まとめ

登記識別情報は、不動産を売却したり持分を譲渡したりするうえで、極めて重要な本人確認手段です。2005年以前に発行されていた「権利証」とは形式が異なり、現在は登記識別番号という12桁のコードが用いられます。

この番号を第三者に知られたり、紛失してしまうと不正利用や手続きの遅延につながるリスクもあるため、日頃からの管理を徹底して行いましょう。

また、登記識別情報をなくした場合には、事前通知制度や本人確認情報制度、公証人による認証など、代替手段の活用を検討すいる必要があります。

不動産を安全かつスムーズに取引するためにも、基本的な制度の理解と適切な対応策を身につけておくことが大切です。