更新日： 2024.12.10 | 公開日：
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不動産取引や融資などの際、必須となる「登記識別情報」という制度があります。この言葉を聞いたことがある方も多いでしょうが、具体的に何を指すのか。どのような役割や重要性を持つのか、実は多くの人が詳しく知らないのが現状なのではないでしょうか。
この記事では登記識別情報の基本情報や役割、取得方法、活用シーンについて、分かりやすく解説します。安全かつ効率的な不動産取引や手続きを進めるため、ぜひお役立てください。
目次
登記識別情報とは
不動産取引を行う際には、不動産の登記が必要となります。その際に発行されるのが「登記識別情報」で、不動産の取得、抵当権の設定といった手続きを行った後に通知されるものです。
登記識別情報の通知を受け取った際に、「これは一体何なのか？」「具体的にどのように活用するものなのか？」と疑問を感じた方も少なくないでしょう。
具体的には、登記識別情報は、不動産の登記名義人が正当であることを公式に確認するための情報として機能します。この情報は、12桁のアラビア数字やその他の符号を組み合わせた秘密の文字列として、登記名義人だけに通知されます。
以前、平成17年の不動産登記法改正以前は、「登記済証（権利証）」という文書形式でした。しかし、デジタル化の進行に伴い、オンラインでの手続きに適応するために、「登記識別情報」に変更となりました。
不動産取得や抵当権設定登記等の手続きを予定している方は、この情報をしっかりと把握しておくことをおすすめします。
登記識別情報通知の記載内容
登記識別情報通知には以下の項目が主に記載されています。
- 不動産番号
- 受付の年月日および受付番号
- 登記の目的（例：抵当権設定、所有権移転など）
- 登録名義人の住所
- 登録名義人の氏名
- 登記識別情報（12桁の英数字混合）
特に、一戸建ての物件の場合、土地と建物の2つの部分で別々の登記識別情報通知が発行され、それぞれに固有の不動産番号が付与されます。一方、敷地権付のマンションの場合は建物に関する通知のみとなります。
名義人が2人いる場合の登記識別情報
例えば、夫婦や親子などで物件の名義人が2人存在する場合、どのように登記識別情報通知が発行されるのでしょうか。この状況下では、2人分の登記識別情報通知がそれぞれ発行され、各通知には名義人の名前が明記されます。
知っておいた方がいい登記識別情の基礎知識
ここからは、以下の登記識別情に関する基本情報を解説します。
- 通知方法
- 使用シーン
- 登記完了証との違い
- 通知するかどうかは選択性
次項より、個別にみていきましょう。
通知方法
登記識別情報は、申請方法に応じて異なる手段で通知されます。書面での申請の場合、郵送で情報が届きます。一方、オンラインで申請した場合は、他者が閲覧できない安全な方法でオンライン上で通知されるか、郵送で届くよう取り決められています。この書面による通知内容を「登記識別情報通知書」と称しています。
1つの不動産について、複数の名義人が存在する場合や、土地と建物を別々に所有している場合など、情報の通知数は増加します。すなわち、1つの不動産に関して複数の通知が行われるケースもあります。
使用シーン
登記識別情報は、不動産の権利関連の登記時に要求される情報として用いられます。主な使用シーンは以下のとおり。
- 所有権の移転登記（不動産の売却や贈与をする時）
- 抵当権の設定登記（住宅ローンを借りる時）
相続の際には、故人の登記識別情報は基本的に求められません。新たな登記識別情報は、相続手続きを行った申請者にのみ通知されるため、複数人での相続時には全員の申請が推奨されます。
登記完了証との違い
登記識別情報通知書は「登記完了証」としばしば混同されますが、それぞれの書類には異なる役割があります。
登記完了証は、あらゆる登記手続きの完了を示す証明書であり、後々必要とされることはほとんどありません。登記完了証には、権利を証明する力はありませんので、間違えないように注意が必要です。
通知するかどうかは選択性
不動産の登記を行う際、登記識別情報を通知するか否かの選択肢が与えられます。
例として、多数の不動産を所有している場合、すべての登記識別情報を通知する選択をすると、情報の管理が煩雑となりかねません。
このような状況を避けるため、登記時に通知を希望しない選択も可能。ただし、通知を選ばない場合、後から再度の発行は許されませんので、その点を十分に留意して選択するようにしましょう。
登記識別情報の受け取り方法
登記識別情報の受け取り方法は、以下の2パターンに分けられます。
- オンライン申請する場合
- 書面申請の場合
それぞれ詳しく解説します。
オンライン申請する場合
オンラインでの登記申請を希望する場合、手続きは「登記・供託オンライン申請システム」を利用して行います。
このシステムは便利なツールで、物理的に登記所の窓口に足を運ばずとも、申請や公文書の取得が可能となっています。
手順としては、まず「登記・供託オンライン申請システム」の公式サイトから「申請用総合ソフト」をダウンロードします。
このソフト上で必要事項を正確に入力して、登記申請を進めていきます。申請時に、登記識別情報の通知を希望することを明示しておくとよいでしょう。
申請が完了し、手続きが終了した後、再び「申請用総合ソフト」を利用して、登記識別情報を自動的に取得します。該当情報は、「処理状況表示」の画面内の「公文書」ボタンから確認できます。
ただし、書面での登記識別情報の交付を選択した場合、オンラインでのダウンロードは制限されるので、その点を念頭に置いておきましょう。
書面申請の場合
書面を用いて登記を申請する場合、指定した送付場所に登記識別情報通知書が郵送されます。申請書類を提出する際、希望の送付先やその区分を明記してください。以下は、その際の参考となる記載例です。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
〈記載例〉
登記識別情報通知書の郵送を希望します。
送付先の区分：申請人の住所
〒◯◯◯-◯◯◯◯
※現住所を記入
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
郵送の宛先を自分の住所にしたい場合、上記のように記入します。また、担当の司法書士へ送付を希望する場合は、送付先の区分として「資格者代理人の事務所」と明示し、具体的な司法書士の事務所の住所を入力しましょう。
登記識別情報の管理に関する注意点
登記識別情報の管理について、次の点に留意しましょう。
- 基本的に再発行はされない
- 文字列を知られないようにする
以下より、個別に解説します。
基本的に再発行はされない
もし登記識別情報を失くしてしまったり、第三者に知られてしまった場合、速やかに法務局の窓口にて「登記識別情報の失効申出」を実施しましょう。
この手続きを通じて情報を無効化することで、情報の悪用リスクを低減することができます。ただし、既発行の情報についての再発行や内容変更のサービスは提供されていません。
情報を無効化した後で、再び不動産登記が必要となる場面があれば、司法書士による本人確認手続きを受けるか、法務局の事前通知制度を活用して、ご自身が登記名義人であることの証明を求められるケースがあります。
文字列を知られないようにする
12桁の特定の文字列は、最大限の注意を払って管理する必要があります。これは、該当の文字列さえ正確であれば、不動産の権利者であることの証明として機能するためです。
したがって、他者に知られない安全な場所に、登記識別情報通知書を保管することが極めて重要です。
登記識別情報通知書上には、この12桁の文字列を覆うシールが貼付されています。このシールは、一度剥がすと再貼りができない仕組みとなっており、第三者に知られるリスクを低減させるための工夫となっています。
登記識別情報を活用する目的が特にない場合は、シールを不用意に剥がさないように心がけましょう。
まとめ
登記識別情報は、不動産取引や登記手続きにおいて、重要な役割を果たす情報となっています。オンライン申請から書面申請まで、取得方法はさまざまですが、いずれの場合も安全な取扱いが求められます。
情報の紛失や漏洩は悪用のリスクを生むため、特定の文字列を厳重に管理し、第三者に知られないよう対策を講じることが必須です。
何らかの問題が発生した際には、迅速に法務局の窓口で適切な手続きを行うことが重要。登記識別情報の取扱いに関する疑問や問題を専門家に相談し、安心して不動産取引を進めるサポートを受けましょう。
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